Office-Tools gehören zum Computer wie das Betriebssystem. Das Schreiben von Texten ist mit einer Textverarbeitung einfacher als mit der Schreibmaschine, da sie sich speichern, wiederverwenden, beliebig oft ausdrucken und natürlich ohne Tipp-Ex korrigieren lassen. Aber auch die Tabellenkalkulation ist ein Urgestein wie die Textverarbeitung. Sie wurde in den 1970ern für den Apple entwickelt und machte diesen so für Unternehmen interessant. Es entstanden im Laufe der Zeit weiter Helfer für die Arbeit im Büro, von denen einige in umfangreichen Office-Suiten zusammengefasst sind.
Open Source Office
In der Anfangszeit der Computer war Office-Software kostenpflichtig und durchaus teuer. Heute gibt es auch kostenlose Office-Pakete wie
LibreOffice und
OpenOffice. Die beiden Office Versionen sind Open Source und stehen als Freeware zum Download bereit. Sowohl LibreOffice, als auch OpenOffice bringen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, Datenbank und Grafiksoftware mit. Ergänzend bietet zum Beispiel das
OpenOffice Vorlagen-Paket zahlreiche Office-Paket-Erweiterungen.
Office online von Google und Microsoft
Mit
Google Docs ist noch nicht mal das Herunterladen von Software nötig, wenn ein aktueller Webbrowser wie Google Chrome oder Firefox installiert ist. Denn das Office Paket lässt sich als Webdienst im Browser nutzen und umfasst Textverarbeitung sowie Tabellenkalkulation. Selbst Präsentationen, Formulare und Zeichnungen lassen sich mit dem online Office Paket erstellen, in der Google Drive Cloud speichern und als PDF-, Microsoft- und Open-Document-Datei herunterladen.
Microsoft bietet sein kostenloses Office Online an, für das ein Microsoft Konto erforderlich ist. Das kostenfreie
Microsoft Office Online speichert seine Daten in der Microsoft OneDrive Cloud wobei sich Dokumente lokal herunterladen, also speichern lassen. Allerdings nur in einem Microsoft-Format. Microsoft Office Online umfasst Word Online, Excel Online und PowerPoint Online, OneNote Online und einen online Kalender.
Google und Microsoft bieten nicht nur den Zugriff via Browser, sondern stellen Apps für Mobilgeräte zum Herunterladen in den einzelnen App-Stores bereit. Sie unterstützen die mobile Nutzung der Online Office Pakete via Smartphone und Tablet.
Microsoft Office für Windows
Neben dem kostenlosen Office Online bietet Microsoft seit Jahren ein umfangreiches Office Paket für Windows an, das mit
Microsoft Office 365 in die Cloud verlagert wurde und monatlich oder jährlich gemietet werden kann. Office 365 umfasst weiterhin installierbare Software, sodass der Internetzugang eigentlich nur zum Synchronisieren und Speichern mit OneDrive sowie Updaten der Software notwendig ist. Aber auch zum Registrieren, Freischalten, Aktivieren, Verlängern und Deinstallieren ist dieser nötig, damit Bezahlvorgänge durchgeführt und Lizenzen übertragen werden können. Lediglich
Microsoft Office in der Edition "Home & Student" oder "Home & Business" muss nur einmal gekauft werden. Bei diesen Office Versionen sind Updates enthalten – aber kein Upgrade auf die aktuelle Version.
Microsoft Office für Mac
Bei
Microsoft Office für Mac gibt es hinsichtlich den Lizenzen von Microsoft keinen Unterschied zum Windows Office. Denn auch dieses gibt es in den unterschiedlichen Office 365 Varianten sowie in den reinen Desktop-Editionen "Office Home & Student" sowie "Office Home & Business".
Testversion vs. Vollversion
Eine Testversion ist im Vergleich zur Vollversion nur für eine begrenzte Zeit nutzbar oder hat einen reduzierten Funktionsumfang, wobei Beides kombiniert sein kann. Entsprechend ist die Vollversion der Testversion vorzuziehen. Denn die Testversion soll Interessierten nur die Funktionen zeigen, damit diese entscheiden können, ob das Produkt für sie geeignet ist. Beim Microsoft Office ist die Testversion auf einen Monat beschränkt, sodass die Vollversion danach zumindest monatlich gemietet werden müsste, um die Funktionen von Office 365 zu erhalten.
Wichtiger als der Vergleich von Test- und Vollversion ist, welche Funktionen die Office Pakete bieten und welche man nutzt. So bieten Freeware wie LibreOffice und OpenOffice alle Standardfunktionen für den Alltag, um Briefe und andere Dokumente zu verfassen. Tabellenkalkulations-, Präsentations- und Grafik-Software sind enthalten, wobei beiden Office-Suiten sich aufgrund ihrer gemeinsamen Geschichte ähneln. Denn LibreOffice ist eine Abspaltung von OpenOffice und geht somit auf denselben Open Source Code zurück. Im Laufe der Jahre entstanden kleinere Unterschiede bei den Funktionen und der Performance. Beiden Office Versionen lassen sich auf dem Desktop-Computer lokal nutzen und speichern Dokumente auf dem Rechner oder wenn gewünscht in der Cloud. Mit AndrOpen Office gibt es zudem eine App für Android, die auf dem Code der Open Source Software basiert.
Layoutprobleme beim Dokumenten-Tausch
Beim Austausch von Dokumenten mit anderen ist es wichtig, dass diese so angezeigt werden, wie sie erstellt wurden. LibreOffice und OpenOffice können Dokumente von Microsoft Office lesen und erstellen, allerdings kann bei komplexen Dokumenten das Layout eventuell nicht richtig dargestellt werden. Sind zudem Makros, Tabellen und Effekte enthalten, sind Kompatibilitätsprobleme noch wahrscheinlicher. Entsprechend sollte man sich auf die gleiche Software einigen, um Darstellungsprobleme zu umgehen. Dieses spricht für Microsoft Office, dass auf vielen Windows-Computern vorhanden ist. Mit dem
Word Viewer,
Excel XLS Viewer und
PowerPoint Viewer gibt es zudem kostenlose Dokument-Betrachter, die diese Dokumente anzeigen. Leider werden DOC-Dateien auch zum Einschleusen von Viren genutzt, sodass Vorsicht beim Öffnen von Dateien geboten ist – vor allem, wenn sie von Fremden kommen.
Im Unternehmens-Umfeld spielt die Zusammenarbeit im Team eine Rolle, was das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und die Projektplanung einschließt. Eine Public- und Private-Cloud eignet sich zur Teamarbeit, die auch von Microsoft Office 365 unterstützt wird, wie das mobile Arbeiten von unterwegs.
Office-Tools sind nicht nur Office-Suiten
Neben den Office Paketen wie LibreOffice, OpenOffice sowie jenen von Microsoft und Google gibt es weitere Office Pakete wie
SoftMaker Office und
FreeOffice. Sie bieten in der Regel eine Exportfunktion für das Portable Document Format. PDF hat sich zur Weitergabe von Dokumenten durchgesetzt, da PDF-Dateien unabhängig vom Betriebssystem von einem PDF-Viewer ohne Layoutprobleme anzeigen werden. Für den Fall, dass eine Software keinen PDF-Export anbietet, gibt es virtuelle PDF-Drucker. Durch diese kann man aus jedem Programm heraus über die Druckfunktion ein PDF erstellen. Während Linux und Mac OS X schon länger virtuellen Drucker für PDF integriert haben, hat Microsoft erst mit Windows 10 nachgezogen und bietet nun "Microsoft Print to PDF" bei der Druckerauswahl an. Zuvor musste ein virtueller PDF-Drucker durch Programme wie FreePDF und PDFCreator installiert werden, die beide Ghostscript nutzen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, einen Blick auf alternative PDF-Drucker-Software zu werfen, wenn die Funktionen von "Microsoft Print to PDF" nicht ausreichen. Sie sind bei heise Download unter den PDF-Tool aufgeführt, wo zudem Software zur Bearbeitung von PDFs wie Adobe Acrobat vorhanden ist.
Die Kategorie Office-Tools umfasst neben Standardanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Office Paketen manch andere Software, die die Arbeit im Büro unterstützt. Hierzu zählen unter anderem Wissensdatenbanken wie MemoMaster, Dokumentenmanagementsysteme wie Office-n-PDF und Mind-Mapping-Software wie FreeMind. Sie helfen dabei, das Wissen der Abteilung oder des Unternehmens zu erfassen und zu bewahren. So archiviert ein Dokumentenmanagement Dokumente, damit diese bei Bedarf wiedergefunden werden. Und mit Mind-Mapping-Werkzeugen lassen sich Gedanken und Arbeitsprozesse strukturieren.
