E-Mails lokal speichern - diese Software hilft

Briefe können für einen selbst wichtig oder gar gesellschaftlich relevant sein, zum Beispiel wenn es sich um Korrespondenz von großen Denkern wie Goethe, Voltaire, Schiller und vielen anderen handelt. Schlimm, wären sie verloren gegangen oder gar vom Post-Dienst vernichtet worden. Was so manchem kaum vorstellbar erscheint, ist heute aber ein Automatismus und wird schnell für jene Realität, die ihren Freemail-Account über Wochen nicht nutzen. Denn viele E-Mail-Anbieter löschen die Mails, wenn der E-Mail-Account längere Zeit nicht genutzt wird. Insbesondere bei Gratis-Mailaccounts ist dieses Vorgehen nicht unüblich.

Grundsätzliches zu E-Mail

Wer E-Mails, also elektronische Post, versenden will, braucht dazu ein Konto bei einem der zahlreichen E-Mail-Anbieter. Dabei genügt ein kostenloses, das sich auch über eine Webseite dem Webmail-Interface via Browser nutzen lässt, sodass ein E-Mail-Client unnötig erscheint. Die versendeten und empfangenen E-Mails liegen dabei in der Cloud des E-Mail-Anbieters. Alternativ kann man einen auf dem Computer installierten E-Mail-Client wie Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook nutzen. Dieser nutzt standardisierte Protokolle wie POP, IMAP und SMTP, um E-Mails via Internet über den E-Mail-Anbieter zu empfangen oder zu senden. Dabei holt POP E-Mails nur ab, SMTP wiederum sendet sie. IMAP erweitert POP, wobei E-Mails, Ordner und Einstellungen auf dem E-Mail-Servern bleiben und sich auch von anderen E-Mail-Clients aus nutzen lassen.

E-Mail Backup erstellen und archivieren

Es gibt verschiedenen Möglichkeiten, E-Mails zu sichern und zu archivieren. Wir stellen hier eine Methode mit dem Mail-Client Mozilla Thunderbird (Gratis-Download für Windows, Mac, Linux) vor. Wir beschränken uns hier auf die private E-Mail-Korrespondenz, für die es keine rechtlichen Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften gibt, wie sie Unternehmen erfüllen müssen.

Thunderbird einrichten

Nach dem Download und der Installation von Thunderbird richtet man den E-Mail-Client mit mindestens einer E-Mail-Adresse ein. Diese fragt Thunderbird beim Erststart ab, wobei die Eingabe das Passwortes nur nötig ist, wenn man es speichern lassen will. Nach Klick auf "Weiter" ermittelt Thunderbird automatisch die richtigen Einstellungen für den E-Mail-Provider. Gelingt das nicht, erfährt man die Server-Adressen üblicherweise in den FAQ beziehungsweise dem Service-Bereich des genutzten Anbieters. Wichtig ist anschließend die Wahl des richtigen Protokolls zum Mail-Empfang: entweder IMAP oder POP3. Wer Thunderbird nur zum Archivieren seiner E-Mails nutzen möchten, wählt POP3. Falls die Einstellungen für den genutzten E-Mail-Provider manuell erfolgen, sollte für die Transport-Verschlüsselung SSL/TLS für POP3 und IMAP sowie STARTTLS für SMTP und zudem "Passwort normal" gewählt werden.

E-Mails herunterladen

• E-Mails mit Thunderbird und POP3 vom E-Mail-Provider herunterladen
  Wer sich beim Einrichten von Thunderbird für POP3 entschieden hat, braucht zum herunterladen der E-Mails nur auf "Abrufen" klicken. Dazu klickt man auf die gleichnamige Schaltfläche links oben im Programmfenster. Das holt die Mails für das gewählte Mailkonto ab. Wird über den Abrufen-Knopf kein Mailkonto gewählt, werden die E-Mails von allen eingerichteten E-Mail-Konten abgerufen und gegebenenfalls noch die Passwörter erfragt.
  
• E-Mails mit Thunderbird und IMAP vom E-Mail-Provider herunterladen
  Wer Thunderbird mit IMAP eingerichtet hat, braucht eigentlich gar nichts machen. Denn im Gegensatz zu POP3, das nur nach Aufforderung oder in definierbaren Intervallen auf neue E-Mails prüft, überwacht IMAP das Konto nahezu in Echtzeit auf neue Mails und lädt sie bei Eingang direkt herunter. Anpassen lässt sich dies per Rechtsklick auf "[E-Mail-Adresse] -> Einstellungen -> Synchronisation & Speicherplatz". Hier lässt sich zudem die Größe begrenzen, die die gespeicherten Mails einnehmen dürfen.

E-Mails auf dem E-Mail-Server löschen

Wer seine E-Mails mit POP3 lokal auf den Computer mit Thunderbird herunterladen will, kann sich überlegen, ob sie nach dem Download weiterhin auf dem E-Mail-Server des E-Mail-Anbieters bleiben sollen oder nicht. Ist deren Verbleib auf dem E-Mail-Server unnötig, weil man sie nun lokal gespeichert hat, kann man sie von Thunderbird nach dem Download dort löschen lassen. Prinzipiell kann es aber sinnvoll sein, die Mails auf den Servern zu belassen, sodass man sie bei einem lokalen Datenverlust - etwa durch eine kaputte Festplatte - nicht verliert.

Einstellen lässt sich dies in den Server-Einstellungen von Thunderbird: Diese öffnet man für das gewünschte E-Mail-Konto durch Klick auf die E-Mail-Adresse in der linkten Thunderbird-Spalte. Weiterhin ist auf "Konto-Einstellungen bearbeiten" in der Mittelspalte und schließlich auf "Server-Einstellungen" im geöffneten Pop-up-Fenster links unterhalb der E-Mail-Adresse zu klicken. Nun lässt sich der Haken vor "Nachrichten auf dem Server belassen" entfernen. Thunderbird löscht standardmäßig alle E-Mails, die älter als 14 Tage sind, was sich anpassen lässt.

Weitere Tipps zum E-Mail Backup

Thunderbird speichert alle E-Mails lokal in einem Daten-Ordner auf dem Computer, der sich für ein Backup anbietet und neben den E-Mails auch Konten-Einstellungen umfasst. Wie Sie diesen sichern, erfahren Sie in unserem Beitrag "Thunderbird-Backup: E-Mails mit MozBackup sichern".

Beiträge zum Thema "Backup":

• Die beste Backup-Software: Tools für Einsteiger und Profis
  
• Thunderbird-Backup: E-Mails mit MozBackup sichern
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