Dokumentenschlucker
Papierloses Büro mit paperless-ngx
Mit der Open-Source-Anwendung paperless-ngx auf einem Server, Raspi oder NAS sowie einem Einzugscanner gehört Dokumentenchaos der Vergangenheit an. Lesen Sie unseren Mehrstufenplan zum papierarmen Büro – selbstlernende Systeme und Langzeitarchiv inklusive.
Per Brief, per E-Mail oder über Apps und Online-Kundencenter: Dokumente finden auf vielen Kanälen den Weg nach Hause. Und wenn man sich nicht um sie kümmert, stapeln sie sich analog in Ablagen, auf Loseblattstapeln sowie digital in Mailpostfächern und auf dem Desktop. Spätestens wenn die Frist für die Steuererklärung naht oder man nach knapp zwei Jahren wissen möchte, ob die defekte Waschmaschine noch in der Gewährleistung ist, rächt sich diese Nicht-Strategie. Wohl dem, der seine Dokumente an einer zentralen Stelle verwahrt, bestenfalls digital und gut durchsuchbar.
Die hierarchische Ordnerstruktur eines Dateisystems ist dafür weniger geeignet, als man zunächst annehmen mag: Gehört die Waschmaschinenrechnung in den Ordner Dokumente/Steuer/2024 oder in Dokumente/Rechnungen/Haus/2024? Besser geeignet, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern auch wiederzufinden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In solchen kann man unter anderem virtuelle Etiketten (Tags) an Dokumente anheften, außerdem gibt es eine Volltextsuche und diverse Suchfilter. In c’t 29/2023 haben wir kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme vorgestellt, die genau das leisten sollen [1]. Der große Haken: Viele DMS verstecken alle Dokumente, die man in sie hineinwirft, in ihren Datenbanken, aus denen man sie nicht so leicht wieder herausbekommt. Wenn der Anbieter das Produkt einstellt oder die Preise ändert, ist Umzugsstress garantiert.