Sieben Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung

Dienste, mit denen man seine geschäftliche Korrespondenz – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und mehr – im Browserfenster abwickeln kann, gibt es in reicher Auswahl. Wir haben uns Kandidaten angesehen, die außer dem Verfassen von Geschäftsbriefen auch Buchhaltung beherrschen sollen. Die Dienste sollen in Deutschland gehostet und für deutsche Rechtsvorschriften ­angepasst sein, und außerdem sollen die Abokosten ins Budget für Freiberufler und Kleinbetriebe passen. Dabei sind wir auf sieben vergleichbare Dienste gestoßen: Billomat Business, Collmex plus, Invoiz Unlimited, Lexoffice Buchhaltung & Berichte, Papierkram Pro+, RechnungXXL und sevDesk Buchhaltung. Die am deutschen Markt durchaus präsenten Dienste der Sage Business Cloud für kleinere Unternehmen haben wir nicht berücksichtigt, weil der Anbieter ausdrücklich einräumt, dass er Teile seiner Dienste im Vereinigten Königreich oder den USA hostet und sich außerdem vorbehält, Anwenderdaten auch für Werbezwecke zu verwerten. 

Pro und contra Webdienst

Dass man sich mit dem Aufruf eines Webdiensts per Browser eine Menge Installations- und Updateaufwand spart, liegt auf der Hand. Dieser Vorteil kostet keinen Aufpreis: Die hier getesteten Webdienste sind auch aufs Jahr bezogen nicht teurer als vergleichbare lokal installierbare Programmpakete mitsamt deren regelmä­ßigen Wartungs- und Updatekosten.

Da ein Büro heute gar nicht mehr ohne Internet denkbar ist, verbuchen Web-Anwendungen grundsätzlich den Vorteil, dass sie nicht nur von bestimmten Arbeitsplätzen aus, sondern universell erreichbar sind. Resultierende Gelegenheiten zur Heimarbeit sind besonders in Corona-Zeiten hilfreich, sollten aber generell niemals eine offene Flanke für Saboteure darstellen. Wir haben deshalb gezielt auf Login-Proze­duren geachtet. Das ergab Pluspunkte für Dienste mit namentlich für jeden Benutzer eingerichteten Zugangskonten und zusätzlich für die wählbare Zwei-Faktor-Authentifizierung bei sevDesk. Außerdem kümmern sich gewerbliche Dienstanbieter ­ungefragt um regelmäßige Backups, um den Schutz vor Malware und um eilige Notmaßnahmen, wenn einmal die Hardware streikt – diese Aufgaben beschäftigen beim Betrieb lokal installierter Anwendungen leicht einen Vollzeit-Admin, während die Arbeit mit einem einfachen Surf-PC viel weniger Aufwand verursacht.

Andererseits lässt sich bei Web-Anwendungen nicht vermeiden, dass man seine wertvollen Geschäftsdaten außer Haus gibt. Das birgt zweierlei Risiken: Zum einen könnten sich Datenschnüffler (Hacker oder illegitim ermittelnde Behörden) auf dem Webserver Einblicke in den Kundenstamm, Auftragsdetails und an­dere Geschäftsgeheimnisse verschaffen. Zum anderen verdienen die ausgelagerten Daten besonderen Schutz wegen ihrer unvermeidbaren Personenbezüge. Das gründet sich nicht nur auf die moralische Verantwortung gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch auf glasharte Rechtsvorschriften wie das Bundesdatenschutzgesetz und die DSGVO. Hinweise auf die Beteiligung US-amerikanischer Dienstleister wie etwa bei sevDesk durch die Nutzung von Facebook-Pixeln empfinden wir als bedenklich – auch wenn wir in unseren Stichproben keine solchen Web-Bugs entdeckt haben. Zwar betont sevDesk, keinerlei Anwenderdaten weiterzugeben, doch mit dem – typischer­weise unbewussten – Abruf eines Facebook-Pixels geben sich Anwender von selbst gegenüber Facebook als Nutzer der zugehörigen Webseite zu erkennen und ermöglichen die Ernte weiterer Informationen, zum Beispiel über ihren Browser-Standort. Erklärungen, das sei vertretbar wegen Facebooks Bekenntnis zum Privacy-Shield-Abkommen, halten wir im Einklang mit zahlreichen deutschen ­Datenschützern nicht für ausreichend.

Individuelle Konfiguration

Auch Anwendungen, die man nicht selbst mühevoll in die lokale IT-Landschaft einfügt, sollten sich individuell an die Bedürfnisse der Benutzer anpassen lassen. Das gilt bei unseren Testkandidaten ganz besonders fürs Layout der damit erzeugten Geschäftsbriefe. Die müssen einerseits den rechtlichen Anforderungen genügen und eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören die Umsatzsteuer-­ID und in den meisten Fällen der Handelsregistereintrag des Verfassers – beides findet sich häufig in der Fußzeile des ­Geschäftspapiers. Darüber hinaus sollen Angebote und Rechnungen mit ihrem ­Erscheinungsbild das Corporate Image des Absenders prägen. Bei Angeboten entscheidet die Kundenansprache mit über die Auftragschancen. Bei sevDesk erscheint der Angebotsschreiber automatisch namentlich im Angebot, bei allen anderen Diensten muss der Benutzer das mit seiner Konfiguration herbeiführen.